Tipy na systematizáciu vašej firmy

V určitom bode musí každá firma zavádzať systematickú štruktúru svojich činností, alebo bude riskovať stratu času a peňazí z neefektívnosti a straty produktivity. Zavedenie systémov nielenže chráni pred týmito negatívnymi faktormi, ale pomáha firmám rozširovať sa s menšími ťažkosťami, pretože všetci v organizácii chápu, ako sa dajú veci urobiť a kto je konečným zákazníkom alebo koncovým používateľom.

„Všetko vykonávané vo vašej spoločnosti potrebuje osvedčený systém,“ poznamenáva Nancy Gainesová, expertka v oblasti efektívnosti. „Všetko vykonané trikrát, alebo viac, by malo byť automatizované.“

Nízkoúrovňové podnikové systémy, ktoré sa opakujú (a preto by sa mali automatizovať) od získavania potenciálnych zákazníkov na internete, marketingu sociálnych médií na získavanie zákazníkov a nových zamestnancov a riadenia zásob. Oblasti na vrchnej úrovni, ktoré volajú po podrobnejšej systematizácii, zahŕňajú predaj, marketing, personálne funkcie a aktivity front-office a back-office.

Ako by ste ako výkonný riaditeľ alebo majiteľ firmy mali postupovať systémovým procesom?

Identifikujte a vyhodnocujte všetky existujúce systémy

Informujte kľúčového lídra, aby zostavil zoznam všetkých existujúcich firemných operácií s cieľom položiť základné otázky o každom z nich:

Prečo existuje tento systém?
Na aký konkrétny účel slúži?
Aké prekážky tento systém prekonáva?
Ako to prispieva k rastu podnikania?

Zapojte aj svojich zamestnancov

Pre mnohých, ak nie pre väčšinu firemných operácií, sú vaši zamestnanci tí, ktorí vedia „ako veci fungujú“. V rámci procesu systematizácie (alebo mapovania) ich zapojte do identifikácie problémov, ktoré bránia hladkému fungovaniu firmy, ako sú nedostatky v administratíve alebo procedurálne prekážky. Tieto informácie sú rozhodujúce pre zlepšenie podnikových systémov.

Požiadajte zamestnancov, aby identifikovali a zaznamenávali každodenné, opakujúce sa úlohy počas jedného týždňa. Zostavenie všetkých záznamov o aktivitách v týždni, by vám malo dať jasnú predstavu o tom, kde všade to zapadá do celkového obrazu.

Určite zákazníkov a koncových používateľov pre všetky systémy

Bez ohľadu na to, akým procesom alebo systémom je, malo by ste mať vždy na mysli koncového používateľa – zákazníka (interný alebo externý) alebo predajcu. Systém, ktorý nemá žiadneho takého koncového používateľa, je vhodným kandidátom na elimináciu. Z toho vyplýva, že jednotliví zamestnanci, alebo tím, by mali presne vedieť, čo chce koncový používateľ (kvalita služieb, obrat alebo dodacia lehota atď.), aby poskytovali lepšie služby.

Určite, ktoré systémy sú neefektívne

Vo väčšine firiem určité procesy spotrebúvajú najviac času, peňazí a zamestnancov. Keď sú tieto systémy dysfunkčné, táto spotreba je ďaleko od návratnosti investícií. (To je pravda najmä vtedy, keď je majiteľ firmy alebo riaditeľ neustále vyzývaný aby zasiahol a napravil situáciu.) Akýkoľvek takýto dysfunkčný systém je dobrým miestom na spustenie komplexného systematizačného procesu.

Dokumentujte špičkové systémy

Niektoré pokusy o systematizáciu sa zaseknú na mŕtvom bode v snahe dokumentovať všetky systémy v rámci spoločnosti. Vo všeobecnosti to nie je potrebné pre nízkoúrovňové operácie a automatizované funkcie. Namiesto toho sa zamerajte na dôkladné zdokumentovanie svojich špičkových systémov (predaj, nábor zamestnancov, riadenie zásob atď.), aby všetci, ktorí sú zainteresovaní, chápali najefektívnejšiemu spôsobu, ako dosiahnuť ciele v týchto oblastiach.

Toto vám pomôže aj pri uvádzaní nových zamestnancov do procesu. Podrobná dokumentácia odstraňuje čas, kde sa ľudia stále pýtajú otázky o procese a procedúre, namiesto skutočného vykonávania práce. Pri zdokumentovaných postupoch je krivka učenia omnoho rýchlejšia.

Firmy, ktoré systematizujú svoje činnosti a odstraňujú “dysfunkčné” spôsoby akými veci robia, sú lepšie prospôsobení rastu, než ich menej organizovaní konkurenti. A pravdepodobne budú mať lepší výkon v kľúčových oblastiach, ako je kvalita výrobkov a konzistentné služby zákazníkom.