4 kroky k strategickému plánu – časť: 3

Definujte strategické kroky a stanovte SMART ciele

Ste „vyzbrojení“ víziou,  SWOT analýzou a máte spravenú štruktúru firmy. Je čas vytvoriť plán cesty.

Najprv sa pozrime sa na niektoré definície.

CSF (critical success factor): Kritické faktory úspechu slúžia na identifikáciu toho, na čo sa má firma zamerať skôr, ako začnete pracovať na svojich organizačných plánoch, teda čo je pre úspech vašej firmy najdôležitejšie.

Cieľ: Primárny výsledok, ktorý chcete dosiahnuť. Aby sa dosiahol cieľ, mal by byť SMART – konkrétny, merateľný, dosiahnuteľný, realistický a časovo ohraničený.

Stratégia: Prístup, ktorý použijete na dosiahnutie svojho cieľa. Stratégie sú vo všeobecnosti dlhodobejšie a „vyskúšané a osvedčené“.

Akčný plán: je konkrétny, merateľný krok prijatý ako súčasť stratégie na dosiahnutie cieľa.

Taktika: Nástroj alebo technika použitá na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Taktika sa môže meniť rýchlejšie a môže byť citlivejšia na trendy ako stratégie.

Použite svoju SWOT analýzu na identifikáciu faktorov, ktoré sú pre úspech vašej firmy najdôležitejšie.

Identifikácia CSF vašej organizácie začína tým, že odpoviete na otázku „X“

„Ak sa X neuskutoční, dlhodobé sny o organizácii vyjadrené vo vízii firmy sa nedosiahnu.“ 

Alebo

„Aké sú najúčinnejšie faktory, ktoré by mohli dosiahnuť firemnú víziu?“

CSF musí mať potenciál iba pre veľmi pozitívny dopad na organizáciu. Uvedenie faktora s nízkym dopadom by mohlo mať za následok nesprávne nesprávne pridelenie zdrojov organizácie sledovaním CSF, ktorý, ak sa dosiahne, bude mať malý vplyv na vašu organizáciu.

Odpovede na otázku „X“ ponechajte koncepčné. Teda bez meraní, časových obmedzení alebo financií. Samotný zisk nemôže byť CSF, pretože zisk je súčasťou ziskovej firmy.

Jedna firma pomocou SWOT identifikovala „X“ takto: 

„Ak aktívne nevyriešime slabé stránky potrebnej a momentálne chýbajúcej špecializácie v hornom manažmente, vízia organizácie sa nedosiahne.“ 

Iná organizácia identifikovala CSF 

„ Výrazne znížiť naše výrobné náklady na jednotku, aby sme mohli mať ceny našich výrobkov konkurencieschopnejšie. “

Typické CSF iných organizácií zahŕňajú krátke vyhlásenia o takých faktoroch, ako je potreba zlepšenia marketingu, vývoja jedinečného produktu, vytvorenie formálneho predajného procesu alebo zlepšenie efektívnosti distribúcie.

Zapíšte si navrhované CSF  odstránte všetky, okrem 5 najdôležitejších. Je veľmi ťažké povedať nie dobrým nápadom a povedať nie nepodstatným veciam a určiť priority. Ale ťažké rozhodnutia povedú k väčšiemu úspechu.

Teraz bude potrebné určiť ten faktor úspoechu, ktorý je najviac potrebný pre vašu firmu, aby vinikla alebo prežila. Tento faktor označujeme ako DCSF a má pre vašu organizáciu najväčší ekonomický význam. Bude to faktor, okolo ktorého sa bude zostavovať váš prvý a najdôležitejší strategický plán.

V tejto fáze môže byť lákavé odhryznúť si viac, ako dokáže vaša firma stráviť. Pri stanovovaní CSF ako súčasti strategického plánu sa ich snažte obmedziť na tri až päť. Ak si ich stanovíte viac ako päť, je veľmi pravdepodobné, že nedosiahnete žiadny na 100%. 

Ku každému CSF si napíšte cieľ

Začnite vašim DCSF. Každý cieľ musí byť SMART (konkrétny, merateľný, dosiahnuteľný, relevantný a časovo ohraničený)

Konkrétny: Uistite sa, že cieľ určuje, čo treba urobiť. Malo by byť jasné, bez možnosti nesprávneho výkladu. Používajte akčné slovesá, ako napríklad vytvárať, rozvíjať, zvyšovať, vyrábať atď.

Merateľný: Ciele by mali obsahovať číselné alebo opisné opatrenia, ktoré určujú množstvo, kvalitu, náklady atď. Ako budete vy a vaši zamestnanci vedieť, kedy bol cieľ úspešne splnený? Zamerajte sa na prvky, ako kvantita, kvalita, čas cyklu, efektívnosť a/alebo flexibilita, s cieľom merať výsledky, nie činnosti.

Dosiahnuteľné: Ciele by mali byť pod kontrolou a vplyvom zamestnancov. Cieľ môže byť „úsek“, ale stále realizovateľný. Je cieľ dosiahnuteľný pomocou dostupných zdrojov? Je cieľ dosiahnuteľný v pôvodnom časovom rámci? Zvážte oprávnenie alebo kontrolu, vplyv, zdroje a podporu pracovného prostredia na splnenie cieľa.

Relevantné: Ciele by mali byť nápomocné pri dosahovaní vášho kritického faktora úspechu.

Časovo ohraničené: Ciele by mali mať definitívny termín na dokončenie s konkrétnym dátumom alebo s dátumami, ktoré súvisia s dosiahnutím iného výsledku (t.j. závislosti a prepojenia na iné projekty).

Napríklad, ak je váš CSF „zvýšenie výnosov z predaja“, tak toto nie je SMART cieľ.

SMART je – Dosiahnuť 15% zvýšenie tržieb do 31/12/2020

Opýtajte sa sami seba: Ak dosiahneme tento cieľ, povedie to k dosiahnutiu nášho CSF?

Teraz je čas na organizačný plán

Organizačný plán pozostáva z týchto zložiek:

  1. Jeden cieľ pre každý organizačný plán. Každý cieľ sa považuje za samostatný plán
  2. Až päť stratégií, ktoré koncepčne ukazujú, ako dosiahnete cieľ
  3. Až päť akčných plánov pre každú stratégiu, ktoré robia to, čo je potrebné pre účinnosť konkrétnej stratégie
  4. Neobmedzený počet taktík na vykonávanie akčných plánov

Stratégia

Stratégie sú koncepčný systém vedenia, ktorý vás dovedie k splneniu vašich cieľov. Pre každý cieľ je potrebné vypracovať stratégiu, alebo stratégie na dosiahnutie cieľa. Každá stratégia musí jasne viesť k dosiahnutiu pridruženého cieľa. Počet stratégií, ktoré vytvoríte pre každý cieľ, bude závisieť od schopnosti vašej organizácie účinne vykonávať akčné plány stratégií, ale žiadny cieľ by nemal mať viac ako päť stratégií. 

Každá zo stratégií musí mať podporné akčné plány. Stratégie musia byť koncepčné, nie merateľné, podrobné alebo konkrétne. Príkladom koncepčnej povahy stratégie by bolo „Využiť náš jedinečný výrobný proces na dosiahnutie nášho cieľa – zvýšenia podielu na trhu“. 

Neexistuje nikto, kto by bol zodpovedný za úspech stratégie, pretože úspech každej stratégie sa bude riadiť akčnými plánmi, z ktorých každý bude vlastniť zodpovedná strana. 

Informácie o hodnotení organizácií zverejnené vo vašej SWOTke vám pomôžu vytvoriť stratégie pre vaše ciele. Vaša SWOT poukáže na to, kde najlepšie využíť silné stránky vašej firmy, neutralizovať slabé stránky, využiť príležitosti a pripraviť vás čo najlepšie na riešenie hrozieb, ktoré sú mimo vašu kontrolu. 

Príklad:

Cieľ: „Nárast tržieb o 15% o 31/12/2020“
Stratégia 1. „Aktualizácia marketingových materiálov“
Stratégia 2. „Identifikácia cieľových trhov“
Stratégia 3. „Zlepšiť predajné procesy a metriky“

Najlepšie stratégie na dosiahnutie cieľov často zahŕňajú väčšie využitie oblastí, v ktorých má vaša organizácia silné stránky. Existuje vo vašej firme silné stránky, ktoré, ak sa použijú vo väčšej miere, by mohli pomôcť vašej organizácii pri dosahovaní cieľa?

Vo svojej knihe Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, Greg McKeown vysvetľuje históriu slova „priorita“. Prvýkrát sa použilo v 14. storočí a znamenalo „úplne prvú alebo predchádzajúcu vec“. Takto to zostalo zaužívané až do priemyselnej revolúcie, keď slovo „priorita“ prišlo v anglickom jazyku. Dovtedy mohla existovať iba jedna „prvá vec“; Teraz firmy tvrdia, že majú desiatky priorít. Ak ste však k sebe úprimní, koľko z týchto desiatok priorít sa skutočne dosiahne? Ak sa firma pokúša urobiť príliš veľa vecí naraz, dokončí ich len veľmi málo.

Akčný plán

Po vytvorení stratégie musíte vytvoriť akčné plány, ktoré definujú, čo je potrebné urobiť, aby sa splnila každá stratégia.

Akčné plány zvyčajne zahŕňajú rozhodnutie o tom, kto to bude robiť, kedy a v akom poradí, aby firma dokončila každú zo svojich stratégií.

Podobne ako ciele sú aj akčné plány SMART. Jediným rozdielom je, že „R“ bude teraz zodpovedná strana. Zodpovednou stranou by mala byť jedna osoba (len jedna osoba) vo vašej spoločnosti, ktorá je zodpovedná za dokončenie akčného plánu.

Stratégia si môže vyžadovať dokončenie iba jedného akčného plánu, zvyčajne sú však potrebné ďalšie akčné plány. Nemali by ste vytvoriť viac ako 5 akčných plánov pre jednu stratégiu.

Príklad:

Stratégia: „Aktualizovať marketingový materiál (Sára 31. 5. 2020)“
Akcia 1. „Vytvorenie zoznamu benefitov“ (Peter 1. 5. 2020)“

Opýtajte sa sami seba: Ak budú tieto akcie dokončené, povedú k dosiahnutiu vašej stratégie?

Zamestnanci vám chcú pomôcť pri napĺňaní vašich cieľov

Transparentnosť strategického plánu a cieľov vo vašej organizácii je dobrý spôsob, ako zapojiť svojich zamestnancov. Majiteľ firmy (člen TAB Boardu) ktorý na stretnutí spoločnosti zdieľal ciele svojej spoločnosti, sa dozvedel, ako každý člen tímu tieto ciele podporuje.

„Uviedol som konkrétne príklady nedávnych aktivít každého zamestnanca a toho, ako pozitívne ovplyvnili celú spoločnosť pri plnení spoločných cieľov spoločnosti,“ hovorí. Poukazuje na tri samostatné pozitívne výsledky tohto rozhodnutia:

  • Všetkým boli pripomenuté ciele spoločnosti
  • Každý zamestnanec bol ocenený za úlohu, ktorú zastáva v spoločnosti
  • Zamestnanci získali prehľad o tom, ako malé činnosti, ktoré každý deň robia, môžu mať veľký vplyv a v konečnom dôsledku ovplyvniť ich osobné bonusy.

Adam Vielock, riaditeľ HR firmy Flexible, súhlasí s tým, že kľúčom k vysokej angažovanosti je pomôcť zamestnancom vidieť sa vo vízii spoločnosti. „Je príjemné, aby bola spoločná vízia spoločnosti dostupná všetkým, ale koľko zamestnancov vie, čo to znamená?“ Pýta sa Vielock. „V našom podnikaní je súčasťou každého posúdenia výkonnosti požiadavka, aby zamestnanec opísal, ako vníma/podporuje víziu spoločnosti v každodennej práci.“